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¡Mejora la comunicación en tu farmacia con estas 5 herramientas!

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Para ser realmente competitivos es necesario contar con una gestión eficaz en la botica y uno de sus pilares fundamentales es una buena comunicación interna (CI), que implica, entre otras cosas, que los empleados se sientan motivados, identificados y comprometidos con la cultura corporativa.

Si queremos potenciar la comunicación en el equipo de trabajo y poner en práctica la escucha activa, resulta de gran importancia conocer y manejar las herramientas que hoy por hoy tenemos a nuestro alcance, muchas de ellas pertenecientes al mundo digital, que nos brindan la posibilidad de comunicar en tiempo real, de forma inmediata y bidireccional.

El potencial de los canales 2.0 aplicado a la comunicación interna repercutirá positivamente en la productividad, la imagen interna de la marca, la transparencia y la conservación del know-how organizacional. Es por todo ello que hoy os recomendamos 5 herramientas de gran utilidad para mejorar la interacción entre el personal de la farmacia:

1) Microblogging corporativo. También conocido como “red social corporativa”, guarda similitudes con Twitter: es un instrumento de comunicación colaborativa en tiempo real con mensajes cortos, posibilita el envío de documentos y recursos multimedia, la información permanece disponible a través del tiempo y favorece el feedback entre usuarios. La diferencia radica en que un microblog corporativo (como Yammer, por ejemplo),funciona como un sistema de mensajería dentro de una organización, a través del cual se pueden enviar mensajes a todo el equipo o mensajes privados, y chatear.

El uso del microblog frente a otros sistemas de comunicación interna tiene algunas ventajas, entre ellas que refuerza el trabajo en equipo entre los empleados, promueve la transparencia y la interacción mediante las conversaciones instantáneas o consultas rápidas,y contribuye a la inmediatez de la comunicación desde cualquier lugar; además, las conversaciones se almacenan y pueden revisarse posteriormente, como complemento a las herramientas de comunicación interna más utilizadas: email, intranet y chat.

2) Intranet. Se trata de una red de comunicación online dentro de la empresa, muy útil para la distribución de información entre empleados (novedades, noticias del sector, informaciones de tipo administrativa como horarios, tareas o vacaciones, detalles sobre productos y servicios…) para lograr un trabajo más eficiente. Puedes contratar plataformas privadas ya existentes, recurrir a los servicios de informáticos que la diseñen a medida, o utilizar herramientas como Google Sites para crearla.

Entre las ventajas de una Intranet encontramos que permite el acceso privado a las informaciones de la empresa en cualquier momento, sirve como instrumento de gestión de la comunicación y el conocimiento, que puede nutrirse con la contribución de todos los empleados, y contribuye a agilizar los procesos de búsqueda y acceso a la información, lo que se traduce en un mejor servicio al cliente. Contar con una intranet en la botica puede ser muy útil también para controlar el inventario, anunciar la llegada de nuevos productos, sus precios y características, así como para informar sobre el cumplimiento de objetivos. En definitiva, es una herramienta idónea para mantener a toda la plantilla bien informada.

3) Mensajería instantánea. Sin duda, una aplicación de uso diario. Al hablar de este tipo de comunicación lo primero que se nos viene a la mente es el Whatsapp. ¿Un grupo de trabajo en esta plataforma podría ser útil para la comunicación interna? Hay quienes opinan que potencia las relaciones laborales entre empleados y facilita la comunicación entre todos, incluso, que ayuda a mejorar la imagen interna de la empresa, especialmente si es pequeña. No cabe duda de que constituye una forma rápida y efectiva para comunicarse; sin embargo, para el uso corporativo hay quienes prefieren otras alternativas, por cuestiones tales como una mayor seguridad, mayor rendimiento y estabilidad -menos riesgos, en general.

4) Skype y las reuniones virtuales. Es la herramienta para reuniones virtuales por excelencia, es fácil de usar e incorpora funcionalidades como la posibilidad de compartir la pantalla en tiempo real o realizar llamadas grupales de audio y vídeo. Facilita la interacción a distancia entre equipos de trabajo y desde cualquier lugar del mundo. Sus ventajas incluyen la agilización y humanización de los flujos de información -con una comunicación “más cercana”-, la reducción de costes y tiempos de gestión, y la mejora de los vínculos entre el equipo; además de que hace posible la grabación de la información generada, para su almacenamiento o posterior distribución.

IV

5) WIKI. Se trata de un sitio web en el que se cuelgan contenidos que pueden ser editados por diferentes usuarios. Es una oportunidad para propiciar el trabajo colaborativo y el aprendizaje entre los empleados, facilitando la participación remota y rentabilizando el know-how del equipo. Para crear una wiki han de establecerse sus objetivos, definir la gestión de la misma, con sus normas, roles y usuarios, gestionar el contenido (artículos, PNT´s de fórmulas magistrales, fichas de productos, argumentos para ventas cruzadas, entre otros).

V

Existen diferentes sistemas de gestión de contenidos de uso gratuito para crear vuestra propia wiki, entre los que se encuentran Wikispaces, Tiki Wiki y DocuWiki.

No olvidéis que el uso de estas herramientas debe siempre responder a una planificación estratégica: son tan sólo una parte de la comunicación interna y deben adaptarse a los objetivos de vuestro proyecto global, ajustándose al tamaño de la farmacia, número de empleados y recursos disponibles.

¿Cuáles de estas plataformas utilizáis para la comunicación en vuestra botica? ¡Contádnoslo y compartid con la comunidad!

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