Organizar reuniones online y seminarios virtuales entre hematólogos

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Javier de la Serna

¿Cuántas veces hemos tenido que renunciar a asistir a una reunión presencial de formación, de discusión o mejora de nuestras tareas profesionales como hematólogos o, incluso, no poder atender a los encuentros de la especialidad o seminarios con pacientes y sus allegados? La verdad es que muchos de nosotros no acabamos de darnoscuenta de las posibilidades que nos proporcionan las herramientas digitales para desempeñar este y otro tipo de actividades.

Cierto es a aquellos que hemos aprendido a usar las tecnologías de información y comunicación siendo adultos, nos abruma el esfuerzo que supone adaptarnos a su uso cotidiano en nuestro trabajo. Además, la complejidad en el aprendizaje de los sistemas informáticos y utilizarlos con pericia nos quita tiempo para dedicarlo a otras actividades más gratificantes.

Nuestro uso del tiempo ha cambiado y cada vez más echamos de menos las reuniones con los compañeros. No nos vendría nada mal que en nuestra organización tuviéramos los recursos para organizar encuentrostelemáticos, sin tener que desplazarnos de nuestra mesa, para comentar experiencias y casos, implementar mejoras o procedimientos de trabajo y analizar conjuntamente resultados para mantener la calidad de nuestro servicio.

Con las herramientas digitales disponibles es fácil realizar charlas en grupo y ver a los participantes intervenir a distancia, en una conexión en tiempo real. Incluso,es posible realizar videoconferencias en las que además de participar en grupo, se puede compartir la propia pantalla para compartir una presentación de datos, casos clínicos con imágenes o documentos en los que insertar cambios.

Para llevar a cabo todo esto sólo esnecesario contar con una conexión a internet, un dispositivo de audio y un micrófono en el PC, tableta o teléfono, aunque algunas plataformas de conexión online no funcionan bien con teléfonos móviles o tabletas, por lo que se recomienda usar un ordenador de mesa o portátil hasta coger práctica.

Claro que todos los participantes deben convocarse a través de la web, por un mensaje de correo electrónico, una plataforma paraconcertar reuniones como Doodle o la propia herramienta de conexión. Antes de la participación suele ser necesario inscribirse en la plataforma como usuario.

Las herramientas más populares son gratuitas, pero no todas permiten compartir la pantalla para una presentación o un seminario en la red (webinar). Sin embargo, la mayoría de ellas tienen versiones “Premium” (de pago), con las que acceder a mejores prestaciones.Las más sencillas, extendidas y accesibles son:

Hangouts de Google

Es una de las más intuitivas y convenientes, ya que aproximadamente el 75% de los usuarios de correo electrónico tienen una cuenta Gmail de Google. Con esta cuenta, y activando el perfil de Google+,ya se puede acceder a Hangouts. Este sistema es fácil de usar y permite conectarse desde cualquier dispositivo móvil. Además de videoconferencias, ofrece la posibilidad de compartir la pantalla, chatear y ver hasta a 10 participantes en tiempo real. El alcance de la emisión de la actividad compartida puede amplificarse.  Si dispones de una cuenta en Youtube, puedes acceder a la visualización de tus hangouts en directo y en diferido. También puedes enviar el enlace por email a los interesados para que accedan al encuentro. De igual forma, loswebinars se pueden almacenar en la “nube” con Google Drive para ser vistos y compartidos luego.

Skype

Es una de las herramientas más utilizadaspara realizar llamadas telefónicas con uso de datosy videoconferencias. Es gratuita, siempre que se utilice la conexión wifi del dispositivo, pero también ofrece llamadas a muy bajo coste, comprando un paquete de comunicación. Si tienes familiares o amigos en elextranjero, seguro que lo usas frecuentemente. Skype permite una conexión con varios usuarios en tiempo real y compartir la pantalla de nuestro dispositivo como una ventana más de un usuario.

Existenademás un gran número deherramientas de conexión web gratuitas con las que compartir pantalla, grabar las reuniones, colaborar en tiempo real y mucho más. ¡Disfruta de la que más te convenga!

AnyMeeting. Es una plataforma gratuita (pero emite anuncios tras la conexión). Permite reuniones hasta con 200 invitados y tiene funcionalidades de pantalla compartida, conferencia telefónica, encuestas en directo con los asistentes y la opción deobtener informes de seguimiento de la reunión. Los asistentes pueden crear una cuenta y conectarse desde la suya en Gmail o Facebook.En la versión Premium no hay anuncios comerciales y permite realizar la grabación de la reunión.

MeetingBurner. Es una plataforma para reuniones parahasta 10 asistentes. Al igual que las anteriores, ofrece la posibilidad de compartir pantalla, chatear con los participantes y la conexión desde distintos dispositivos móviles; pero además permite contar con una agenda de reunión, personalizar la página de registro de asistentes y obtener análisis de la reunión.

BigBlueButton. Es utilizado principalmente por universidades y colegios a distancia para ofrecer enseñanza de alta calidad y soporte educativo a los estudiantes.

Sync.in.Es un procesador de textos con base web para colaborar en la confección y corrección de trabajos en tiempo real. Permite que varios usuarios editen un documento al mismo tiempo. Los cambios que realiza cada autorse reflejan inmediatamente en la pantalla de todos. Es una nueva herramienta para colaborar con documentos de texto, muy útil para modificarlos y añadir comentarios, intercambiar ideas, planificar proyectos de investigación, etc.

Comencé a utilizar estas herramientas digitales en los encuentros con las Asociaciones de Pacientes (AEAL y GEPAC) con las que colaboro activamente, sin necesidad de desplazarme para impartir seminarios o participar en foros de discusión. Personalmente me he aficionado a los Hangouts y a usar Skype: me resultan especialmente útiles para conectar con otros participantes en estudios clínicos con los que comentar y corregir los datos. Las incomodas “queries” que se pueden resolver y transcribir con fidelidad a la base de datos, sin necesidad de desplazarse y de forma mas conveniente que remitiendo mensajes. También las encuentro de gran utilidad para reuniones puntuales de grupos de trabajo en la SEHH en las que participo, como en Grupo Español de Trasplante (GETH) y el de Hematogeriatría, en los que discutimos casos, proyectos o guías.

Todas estas herramientas digitales tienen una gran proyección de futuro para realizar intervenciones desde distintos lugares en congresos y reuniones, pero también para las actividades científicas y formativas cotidianas en nuestros centros de trabajo. ¿Y tú? ¿Qué plataformas digitales empleas para favorecer el intercambio profesional con otros hematólogos? ¡Anímate a compartirlas con la comunidad!

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