Google Drive for Work: La nube responsable de Google

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Trabajar o compartir archivos en el entorno online es algo cada vez más habitual y hay muchas nubes, la más conocida es Dropbox, pero ¿qué sabemos del servicio de almacenamiento en la red de Google?

La nube buena de Google

Una de las funcionalidades que ofrece Google es Google Drive for Work, una nube de pago, con almacenamiento ilimitado de archivos, carpetas, copias de seguridad y todo aquello que tengamos en nuestros dispositivos.

Con Google Drive for Work la farmacia tiene acceso a las funcionalidades de Google Apps for Work y, además, conseguimos que se sincronicen todos nuestros archivos, incluidos los archivos de Microsoft Office que tenemos en el ordenador, teléfono y tableta. De esa forma, podemos acceder a nuestro trabajo en cualquier momento y desde cualquiera de nuestros dispositivos. Todo el equipo puede funcionar interconectado sin importar su ubicación.

Qué es la nube de Google Drive for Work

Son servidores de Google instalados en cualquier parte del mundo, con políticas de seguridad específicas. Esos servidores están interconectados y con respaldos continuos, así que es difícil que perdamos los archivos que subamos: es como tener una copia de seguridad.

Datos encriptados

Si utilizas este Servicio de Google y tienes datos sensibles, como son los de salud (LOPD), puedes estar tranquilo porque nos aseguran que los datos están encriptados, a diferencia de lo que ocurre con otros servicios en la nube.

Privacidad

Google nos garantiza que los datos de nuestro ordenador son nuestros, que están seguros y protegidos. Esto es muy importante porque en otras nubes se está permitiendo que los datos de la farmacia se puedan utilizar para otros fines; es decir, se pierde la propiedad completa y absoluta de los datos y, lo que es peor, la farmacia no lo sabe, porque sólo ha hecho clic en descargar o aceptar sin leer todo un documento legal, muchas veces largo y en inglés.

Accesos y auditoría

Sólo podrán acceder a tus ficheros aquellos a quienes tú autorices, por ello es importante que tengas una buena política de accesos que figure en el documento de seguridad de tu farmacia.

Google Drive for Work permite al administrador (casi siempre el titular de la farmacia) personalizar su uso en función del empleado y hacer auditorías para conocer el traslado, eliminación o uso compartido de un archivo en la farmacia o fuera de esta, fundamental para controlar documentos con información más sensible o confidencial.

¿Y qué tenemos que tener en cuenta?

1. No hay nada gratis en Internet

Desconfía de una nube gratuita: si no te cobran, el producto eres tú, pero si estás hablando de la farmacia puedes incurrir en graves responsabilidades al permitir (aún no sabiéndolo) que tus datos sean accesibles por terceros no autorizados o al no protegerlos adecuadamente.  Por eso, antes de lanzarse a una nube gratuita es mejor estudiar la política de propiedad y protección de datos (aunque esté en inglés). Ser de pago tampoco es garantía de que se cumpla con la LOPD.

2. Hay que cuidar los accesos

Aún siendo nuestros los datos, al trabajar en la nube debemos ser conscientes que pueden ser accesibles desde cualquiera de los soportes. Si dejamos abierta la sesión, personas no autorizadas pueden acceder al total de nuestros datos en la nube; por tanto, una regla básica de funcionamiento es cerrar la sesión siempre que abandonemos un dispositivo.

3. Podemos compartir

Google nos permite decidir con quién compartimos la información, nuestros archivos o datos, por lo que debemos ser diligentes para, en cada caso, compartir sólo los datos con las personas o grupos que consideremos que tienen derecho a ello. Ten políticas claras sobre quienes acceden a qué datos y no te lances a la nube sin tener claro cómo gestionar los accesos. Recuerda que todo esto debe quedar reflejado en el documento de seguridad de la farmacia.

4. Google drive for Work ofrece seguridad

Google se ha tomado en serio la nube y afirma que tanto la aplicación como sus centros han superado la auditoría Tipo II de SSAE 16/ISAE 3402 (SOC 2) y cuentan con la certificación ISO 27001 y, entre otros, cumple con los principios de privacidad de Safe Harbor.

5. Pero, ¿es suficiente?

En mi opinión, tener todo en la nube es un riesgo y funcionará siempre que exista Google Drive for Work o Google y no se ataquen sus servidores, en caso contrario podríamos no acceder a nuestros archivos. Por tanto, si usamos la nube y tenemos datos importantes es muy recomendable tener también una copia en soporte externo o en un servidor propio.

6. Y un inconveniente

Estamos hablando de una nube de una empresa americana, así que cuando queramos reclamar podremos encontrar dificultades por la diferencia de la normativa, o por tenernos que someter a la jurisdicción americana.

¿Y tú? ¿Qué servicio de almacenamiento e intercambio de documentos online utilizas? ¡Anímate a compartir tu experiencia en Campus Sanofi y no olvides echar un vistazo al nuevo curso de Google, donde podrás conocer en detalle el resto de servicios que puedes aplicar en la farmacia!

 

Dra. Isabel Marín Moral

Abogada especializada en Derecho Farmacéutico y Derecho de las TIC

 

Crédito imagen: http://bit.ly/1vcSp1D

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